Cobros y deudas pendientes: cómo llevar las cuentas de tu consulta sin perder el foco clínico
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La mayoría de los psicólogos no estudió para llevar cuentas, y se nota. No por falta de capacidad, sino porque la atención está puesta donde tiene que estar: en el paciente. El resultado es conocido: pagos que se anotan "después", transferencias que no se sabe a qué sesión corresponden, y esa incomodidad de no saber con certeza si alguien está al día o no.
Este artículo no trata de cómo reclamar una deuda. Trata de algo anterior: cómo llevar las cuentas para que la deuda no te tome por sorpresa, con el menor esfuerzo posible.
Primero, una definición: ¿qué es "deber"?
Parece obvio, pero muchas planillas se rompen acá. Si anotás las sesiones cuando las agendás, la planilla va a mostrar como deudor a un paciente que todavía no vino. Si las anotás cuando vienen pero te olvidás de las ausencias, vas a subestimar lo que te deben.
Una regla clara ahorra muchas discusiones con uno mismo:
Una sesión se debe cuando ya pasó y quedó registrado qué pasó con ella.
Es decir: si el paciente vino, se debe. Si faltó sin aviso y tu política es cobrar la ausencia, también. Si cancelaste vos, o decidiste no cobrar esa falta, no. Y una sesión que está agendada para la semana que viene no se debe todavía, por más que ya esté en la agenda.
Los pagos son del paciente, no de cada sesión
El otro error frecuente es tratar de casar cada pago con una sesión exacta. En la práctica los pacientes no pagan así: transfieren dos sesiones juntas, pagan el mes por adelantado o dejan un saldo pendiente que completan la semana siguiente.
Es más simple pensar en una cuenta corriente por paciente:
- De un lado, las sesiones que ya corresponde cobrar, cada una con su arancel.
- Del otro, todo lo que el paciente pagó, sin importar cuándo ni por qué medio.
- La diferencia es el saldo: si es negativo, te debe; si es positivo, tiene saldo a favor para las próximas sesiones.
Con esa lógica, un pago adelantado deja de ser un problema contable y pasa a ser lo que es: crédito que se va consumiendo sesión a sesión.
Tres hábitos que alcanzan
No hace falta una contabilidad sofisticada. Hacen falta tres hábitos sostenidos:
- Marcar cada sesión al terminar el día. Asistió, faltó o se canceló. Es el dato del que depende todo lo demás, y es el que más se posterga.
- Registrar el pago el mismo día que llega. Una transferencia anotada una semana después ya no se sabe bien de qué era.
- Mirar el resumen una vez por semana, no todos los días. Revisar quién debe y desde cuándo, cinco minutos, el mismo día de siempre. La deuda que se ve a tiempo se habla con naturalidad; la que se descubre a los tres meses se vuelve una conversación difícil.
Separar la clínica de la caja
Llevar bien las cuentas tiene un beneficio que no es económico: te libera de pensar en plata durante la sesión. Si sabés que el estado de cuenta está al día y que lo vas a revisar en otro momento, no hace falta que la pregunta "¿me habrá pagado la última?" aparezca mientras escuchás a tu paciente.
El encuadre sobre honorarios se habla al inicio del tratamiento y, si hace falta, en un momento elegido. El resto del tiempo, la cuenta debería llevarse sola.
Cómo lo resuelve PsicoGestión
En PsicoGestión cada paciente tiene su cuenta en la pestaña de pagos, calculada con la regla de arriba: solo cuentan las sesiones que ya se marcaron como realizadas o como ausencia cobrable, y todos los pagos del paciente se descuentan de la más vieja a la más nueva. Si alguien pagó de más, el excedente queda como saldo a favor y cubre los próximos turnos. Una ausencia que decidiste no cobrar se marca con un clic y deja de sumar.
La pantalla de Inicio te muestra cuánto hay pendiente de cobro y quiénes deben desde hace más tiempo, y te avisa si quedaron sesiones pasadas sin marcar, que es justo el hábito que más cuesta sostener. Así la revisión semanal son cinco minutos, no una tarde con la planilla.